Privacy beleid

1. Reikwijdte en rollen

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van contact, contractering en uitvoering van opdrachten.

• Bij rechtstreekse dienstverlening is traic.ai doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.
• Bij verwerking in opdracht van een klant treedt traic.ai doorgaans op als verwerker.
• Partijen kunnen aanvullende afspraken maken in een aparte verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij onder meer verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer)
• Bedrijfs- en functiegegevens
• Administratieve en facturatiegegevens
• Communicatiegegevens die u actief aanlevert
• Technische gebruiksgegevens van de website (zoals IP-adres en browserinformatie)
• Projectgegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de opdracht
• Informatie uit formulieren, e-mail of andere contactmomenten
• Gegevens die voorkomen in inputs en outputs binnen een overeengekomen projectcontext

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht
• Facturatie en administratie
• Contact en support
• Informatiebeveiliging en kwaliteitsborging
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Verbetering van dienstverlening op geaggregeerd niveau

Grondslagen: uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of toestemming.

4. Geautomatiseerde verwerking en menselijk toezicht

Bij geautomatiseerde ondersteuning geldt dat uitkomsten altijd onder menselijke verantwoordelijkheid worden beoordeeld voordat zij als definitief worden gebruikt in bedrijfs- of besluitvormingsprocessen.

• Wij richten processen in volgens het principe van compliance-by-design.
• Wij leggen waar nodig relevante verwerkingsactiviteiten vast voor controle- en auditdoeleinden.
• Wij gebruiken aangeleverde persoonsgegevens niet voor externe modeltraining, tenzij daar vooraf expliciet schriftelijke toestemming voor is gegeven.
• Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor rechtmatige aanlevering en doelgebonden gebruik van data binnen de eigen organisatie.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)
• Overige gegevens: maximaal 2 jaar na laatste contact
• Projectdata: alleen zolang nodig voor uitvoering van de opdracht, tenzij contractueel anders overeengekomen

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde partijen die nodig zijn voor uitvoering van de opdracht of bedrijfsvoering.

• Met ingeschakelde (sub)verwerkers onder contractuele waarborgen
• Met partijen die wettelijke taken uitvoeren
• Met leveranciers die technisch of administratief ondersteunen

Verwerking vindt in beginsel plaats binnen de EER. Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, gebeurt dit uitsluitend met passende AVG-waarborgen.

7. Beveiliging

traic.ai neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS)
• Toegangscontrole en logging
• Afgeschermde verwerkingsomgevingen
• Beperkte toegang op need-to-know basis

Wij hanteren een intern datalekprotocol conform de AVG.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Uw gegevens in te zien
• Gegevens te corrigeren of verwijderen
• Verwerking te beperken
• Bezwaar te maken
• Gegevens over te dragen

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar contact@traic.ai. Wij reageren binnen vier weken. U kunt tevens o.b.v. de wet een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele en analytische cookies die geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. U kunt cookies uitschakelen via uw browser; dit kan invloed hebben op de werking van onderdelen van de website.

Deze cookies kunnen onder meer worden gebruikt om voorkeursinstellingen en basisfunctionaliteit van de website te onthouden.

Wij gebruiken geen advertentiecookies of trackingcookies van derden zonder voorafgaande toestemming, tenzij wettelijk toegestaan.

10. Wijzigingen en contact

Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen als wetgeving, dienstverlening of interne processen daarom vragen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking kunt u contact opnemen via contact@traic.ai.