Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke en contactgegevens

1.1traic.ai, gevestigd te Krombekstraat 77, 1104 KK Amsterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• KvK: 98775456
• E-mail: contact@traic.ai
• Website: https://traic.ai

2. Reikwijdte en rollen

2.1Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor verwerkingen waarvoor traic.ai als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Dit betreft onder meer persoonsgegevens die worden verwerkt voor:

• het functioneren en beveiligen van de website;
• contact-, intake- en offerteaanvragen;
• contractering en relatiebeheer;
• facturatie en administratie;
• eigen wettelijke verplichtingen;
• beveiliging en bescherming van de bedrijfsvoering.

2.2Voor zover traic.ai bij de uitvoering van een Opdracht persoonsgegevens verwerkt namens een Opdrachtgever, is die Opdrachtgever in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en treedt traic.ai op als verwerker. Op die verwerking zijn de Opdrachtovereenkomst, de Verwerkersovereenkomst en de ingevulde Verwerkingsspecificatie van toepassing. De Opdrachtgever en diens privacyverklaring zijn leidend voor de doeleinden en bewaartermijnen. Binnen één Opdracht kan traic.ai voor verschillende verwerkingen verschillende rollen vervullen; de feitelijke verwerking is daarbij bepalend.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

3.1Afhankelijk van het contact en de dienstverlening kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

• naam en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
• gegevens die u invult in een contact-, intake- of ander formulier;
• informatie die u verstrekt via e-mail of andere communicatiekanalen;
• correspondentie en gespreksnotities;
• offerte-, contract- en relatiegegevens;
• administratieve, facturatie- en betalingsgegevens;
• gegevens over afspraken, planning, bevoegdheden en contactpersonen;
• technische gegevens over het gebruik van de website, zoals datum en tijdstip, IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina, verwijzende pagina en technische loggegevens, voor zover deze technisch worden ontvangen;
• gegevens die nodig zijn voor beveiliging, incidentonderzoek en het voorkomen van misbruik;
• andere persoonsgegevens die u zelf verstrekt en die relevant zijn voor het aangegeven doel.

3.2Via algemene contact- of intakeformulieren worden geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens gevraagd, tenzij dit voor een concreet doel noodzakelijk, wettelijk toegestaan en vooraf passend overeengekomen is.

4. Herkomst van persoonsgegevens

4.1Persoonsgegevens worden voornamelijk ontvangen:

• rechtstreeks van de betreffende persoon;
• via een contact-, intake- of offerteformulier;
• via e-mail, telefoon of andere communicatie;
• van de organisatie waarvoor of waarmee de betreffende persoon werkzaam is;
• van een collega, adviseur of andere zakelijke relatie;
• uit openbare professionele of zakelijke bronnen, voor zover gebruik daarvan redelijk en toegestaan is;
• via de website, systemen en technische dienstverleners.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betreffende persoon worden ontvangen, worden deze uitsluitend gebruikt voor een passend en verenigbaar zakelijk doel.

5. Doeleinden en grondslagen

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Contact, intake en offertes

5.1Persoonsgegevens worden gebruikt om vragen te beantwoorden, een intake uit te voeren, een mogelijke Opdracht te beoordelen en een offerte of voorstel op te stellen. De grondslag is het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan een overeenkomst of het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij zakelijke communicatie en het beoordelen van mogelijke dienstverlening.

Uitvoering van overeenkomsten

5.2Persoonsgegevens worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, uitvoering, administratie en beëindiging van Opdrachtovereenkomsten. Wanneer de betrokkene zelf partij is bij de overeenkomst, kan de verwerking noodzakelijk zijn voor de uitvoering daarvan. Bij een overeenkomst met een organisatie berust de verwerking van contactgegevens doorgaans op het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij de uitvoering en administratie van de zakelijke relatie.

Facturatie en administratie

5.3Gegevens worden verwerkt voor facturatie, betalingen, boekhouding, fiscale administratie en interne bedrijfsvoering. De grondslag is het voldoen aan wettelijke verplichtingen, de uitvoering van een overeenkomst of het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij een deugdelijke bedrijfsadministratie.

Relatiebeheer en zakelijke communicatie

5.4Zakelijke contactgegevens worden gebruikt voor noodzakelijke communicatie over lopende, eerdere of mogelijke Opdrachten en voor het onderhouden van zakelijke relaties. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij passende zakelijke communicatie en relatiebeheer.

Beveiliging en voorkoming van misbruik

5.5Persoonsgegevens en technische gegevens kunnen worden verwerkt voor toegangsbeveiliging, logging, onderzoek naar incidenten, fraudepreventie, bescherming van systemen en het voorkomen van misbruik. De grondslag is het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij een veilige bedrijfsvoering en, waar van toepassing, het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Rechtsvorderingen en naleving

5.6Gegevens kunnen worden gebruikt voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechten en rechtsvorderingen en voor het voldoen aan wettelijke bevelen of verplichtingen. De grondslag is een wettelijke verplichting of het gerechtvaardigde belang van traic.ai bij de bescherming van de rechtspositie.

Toestemming

5.7Wanneer een verwerking uitsluitend op toestemming berust, wordt deze vooraf gevraagd. Toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen niet aan.

6. Geautomatiseerde en datagedreven systemen

6.1traic.ai kan software, automatiseringen en datagedreven of kunstmatige-intelligentiesystemen gebruiken ter ondersteuning van de werkzaamheden.

6.2Persoonsgegevens, projectgegevens of de inhoud van communicatie worden niet doelbewust gebruikt voor training of algemene verbetering van eigen of externe modellen, tenzij daarvoor vooraf uitdrukkelijk Schriftelijke afspraken zijn gemaakt, een geldige grondslag bestaat en passende waarborgen zijn getroffen.

6.3Voor verwerkingen waarvoor traic.ai zelf verwerkingsverantwoordelijke is, worden geen besluiten genomen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor een persoon rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen hebben. Wanneer geautomatiseerde systemen onderdeel zijn van een Opdracht, worden de verantwoordelijkheden voor invoer, beoordeling, menselijk toezicht en gebruik van Systeemoutput geregeld in de Opdrachtovereenkomst en de Algemene Voorwaarden.

7. Delen van persoonsgegevens

7.1Persoonsgegevens worden niet verkocht en kunnen, voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:

• medewerkers en hulppersonen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• hosting-, communicatie- en IT-dienstverleners;
• administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
• professionele adviseurs, zoals accountants, juristen en verzekeraars;
• overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer verstrekking wettelijk verplicht is;
• andere partijen wanneer de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven of verstrekking noodzakelijk is voor een overeengekomen doel.

Personen en dienstverleners krijgen niet meer gegevens of toegang dan redelijkerwijs noodzakelijk. Waar vereist worden passende afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.

7.2Voor websitehosting, formulieren, e-mail en technische ondersteuning wordt momenteel onder meer gebruikgemaakt van:

• Vercel voor hosting, beveiliging, Web Analytics en Speed Insights;
• Resend voor het verzenden van berichten vanuit contact- en intakeformulieren;
• Google Workspace voor het ontvangen, verzenden en beheren van e-mail en zakelijke documentatie.

7.3Leveranciers die uitsluitend persoonsgegevens verwerken namens een Opdrachtgever in het kader van een Opdracht worden opgenomen in het toepasselijke Subverwerkersoverzicht of een daarin aangewezen actueel overzicht.

8. Doorgifte buiten de EER

8.1Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of toegankelijk maken vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten. Vercel, Resend en Google LLC verklaren te zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. Waar dit niet van toepassing is, voorzien de toepasselijke verwerkersvoorwaarden in de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8.2Via contact@traic.ai kan informatie worden gevraagd over de waarborgen die voor een specifieke doorgifte worden gebruikt.

9. Bewaartermijnen

9.1Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of redelijkerwijs noodzakelijk is. In beginsel gelden de volgende uitgangspunten:

• fiscale administratie en facturen worden ten minste zeven jaar bewaard, of langer wanneer een bijzondere wettelijke bewaarplicht geldt;
• gegevens over overeenkomsten en Opdrachten worden bewaard zolang de overeenkomst loopt en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, wettelijke verplichtingen of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen;
• contact-, intake- en offertegegevens die niet tot een Opdracht leiden, worden in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact bewaard;
• zakelijke contactgegevens worden gedurende de relatie en in beginsel maximaal twee jaar na het laatste relevante contact bewaard, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;
• beveiligings- en technische loggegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, onderzoek en bescherming van de systemen en worden daarna verwijderd of geanonimiseerd;
• geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken kunnen langer worden bewaard wanneer deze niet meer tot een persoon kunnen worden herleid;
• persoonsgegevens die traic.ai namens een Opdrachtgever verwerkt, worden bewaard, geretourneerd en verwijderd overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst en Verwerkingsspecificatie.

9.2Wanneer meerdere bewaartermijnen van toepassing zijn, wordt de termijn gehanteerd die noodzakelijk is om aan de betreffende wettelijke of contractuele verplichting te voldoen.

10. Beveiliging

10.1traic.ai treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking. Afhankelijk van het risico en de gebruikte omgeving kunnen deze maatregelen onder meer bestaan uit:

• beveiligde en versleutelde verbindingen;
• persoonlijke accounts en passende toegangsbeperkingen;
• aanvullende authenticatie waar dit passend en beschikbaar is;
• beperking van toegang volgens het need-to-know- en least-privilegebeginsel;
• logging en monitoring waar dit passend is;
• veilig beheer van configuraties, geheimen, sleutels en tokens;
• passende afspraken met medewerkers, hulppersonen en leveranciers;
• procedures voor beveiligingsincidenten en Datalekken;
• periodieke beoordeling en aanpassing van beveiligingsmaatregelen.

10.2Geen enkele beveiligingsmaatregel kan volledige veiligheid garanderen. Maatregelen worden daarom beoordeeld op basis van de aard van de verwerking, de gebruikte systemen en de relevante risico's.

11. Rechten van betrokkenen

11.1Voor zover de AVG dit in de betreffende situatie bepaalt, kunt u verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van daarvoor in aanmerking komende gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust;
• intrekking van eerder gegeven toestemming;
• informatie over de gebruikte grondslagen, ontvangers en bewaartermijnen.

Een verzoek kan worden gestuurd naar contact@traic.ai. Er kan aanvullende informatie worden gevraagd om uw identiteit vast te stellen en te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

11.2Een reactie volgt zonder onredelijke vertraging en in beginsel uiterlijk binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt binnen de eerste maand over een eventuele verlenging geïnformeerd.

11.3Wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die uitsluitend namens een Opdrachtgever worden verwerkt, wordt u in beginsel verzocht contact op te nemen met die Opdrachtgever. Wanneer het verzoek bij traic.ai wordt ingediend, wordt het waar mogelijk doorgestuurd naar de betreffende Opdrachtgever. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Cookies, Web Analytics en Speed Insights

12.1Er worden geen advertentie- of marketingcookies gebruikt en geen technologieën ingezet die bedoeld zijn om bezoekers over verschillende websites te volgen. Voor geanonimiseerde bezoekersstatistieken en technische prestatiemetingen worden Vercel Web Analytics en Vercel Speed Insights gebruikt. Deze diensten gebruiken geen trackingcookies en zijn niet bedoeld om individuele bezoekers te identificeren of hun gedrag over verschillende websites te volgen.

12.2Hierbij kunnen geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens worden verwerkt over onder meer:

• bezochte pagina's en routes;
• verwijzende pagina's;
• land of globale regio;
• type apparaat en besturingssysteem;
• browser;
• technische prestatie- en snelheidsgegevens.

12.3Noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken kunnen worden gebruikt wanneer deze nodig zijn voor beveiliging, basisfunctionaliteit of het onthouden van een door de gebruiker gekozen instelling. Wanneer in de toekomst technologie wordt ingezet waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, wordt deze toestemming gevraagd voordat die technologie wordt geactiveerd.

13. Links naar andere websites

13.1De website kan links bevatten naar websites of diensten van andere partijen. traic.ai is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze partijen persoonsgegevens verwerken. Raadpleeg daarvoor de privacyverklaring van de betreffende partij.

14. Wijzigingen

14.1Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen, leveranciers, interne processen of toepasselijke wetgeving wijzigen. De meest recente versie wordt gepubliceerd op https://www.traic.ai/privacy. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer de verklaring voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt.

14.2Een wijziging van deze privacyverklaring wijzigt niet automatisch bestaande Opdrachtovereenkomsten, Algemene Voorwaarden of Verwerkersovereenkomsten.