Privacybeleid

1. Reikwijdte en rollen

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van contact, contractering en uitvoering van opdrachten.

• Bij rechtstreekse dienstverlening is traic.ai doorgaans verwerkingsverantwoordelijke.
• Bij verwerking in opdracht van een klant treedt traic.ai doorgaans op als verwerker.
• Partijen kunnen aanvullende afspraken maken in een aparte verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van de opdracht kunnen wij onder meer verwerken:

• Identiteits- en contactgegevens (zoals naam, e-mail en telefoonnummer)
• Bedrijfs- en functiegegevens
• Administratieve en facturatiegegevens
• Communicatiegegevens die u actief aanlevert
• Technische gebruiksgegevens van de website (zoals IP-adres en browserinformatie)
• Projectgegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de opdracht
• Informatie uit formulieren, e-mail of andere contactmomenten, waaronder gegevens die u invult via het contactformulier of intakeformulier
• Gegevens die voorkomen in inputs en outputs binnen een overeengekomen projectcontext

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten van opdracht
• Facturatie en administratie
• Beantwoorden en opvolgen van berichten en inzendingen via het contactformulier, intakeformulier, e-mail of andere contactkanalen
• Informatiebeveiliging en kwaliteitsborging
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Verbetering van dienstverlening op geaggregeerd niveau

Grondslagen: uitvoering overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting of toestemming.

4. Geautomatiseerde verwerking en menselijk toezicht

Bij geautomatiseerde ondersteuning geldt dat uitkomsten altijd onder menselijke verantwoordelijkheid worden beoordeeld voordat zij als definitief worden gebruikt in bedrijfs- of besluitvormingsprocessen.

• Wij richten processen in volgens het principe van compliance-by-design.
• Wij leggen waar nodig relevante verwerkingsactiviteiten vast voor controle- en auditdoeleinden.
• Wij gebruiken aangeleverde persoonsgegevens niet voor externe modeltraining, tenzij daar vooraf expliciet schriftelijke toestemming voor is gegeven.
• Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor rechtmatige aanlevering en doelgebonden gebruik van data binnen de eigen organisatie.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Administratieve gegevens: 7 jaar (wettelijk verplicht)
• Contactformulier- en e-mailgegevens: maximaal 2 jaar na laatste contact, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor een overeenkomst, geschil of wettelijke verplichting
• Overige gegevens: maximaal 2 jaar na laatste contact
• Projectdata: alleen zolang nodig voor uitvoering van de opdracht, tenzij contractueel anders overeengekomen

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Gegevens kunnen worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde partijen die nodig zijn voor uitvoering van de opdracht of bedrijfsvoering.

• Met ingeschakelde (sub)verwerkers onder contractuele waarborgen
• Met partijen die wettelijke taken uitvoeren
• Met leveranciers die technisch of administratief ondersteunen

Voor de website en communicatie maken wij onder meer gebruik van Vercel voor hosting, beveiliging, anonieme statistieken en prestatiemetingen, Resend voor het verzenden van contact- en intakeformulier-e-mails en Google Workspace voor het ontvangen en beheren van e-mail. Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover dat nodig is voor hun dienstverlening en onder passende contractuele en beveiligingswaarborgen.

Verwerking vindt in beginsel plaats binnen de EER. Indien doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, gebeurt dit uitsluitend met passende AVG-waarborgen.

7. Beveiliging

traic.ai neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (SSL/HTTPS)
• Toegangscontrole en logging
• Afgeschermde verwerkingsomgevingen
• Beperkte toegang op need-to-know basis

Wij hanteren een intern datalekprotocol conform de AVG.

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• Uw gegevens in te zien
• Gegevens te corrigeren of verwijderen
• Verwerking te beperken
• Bezwaar te maken
• Gegevens over te dragen

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar contact@traic.ai. Wij reageren binnen vier weken. U kunt tevens o.b.v. de wet een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

Wij plaatsen geen advertentie- of trackingcookies. Voor geanonimiseerde bezoekersstatistieken en prestatiemetingen gebruiken wij Vercel Web Analytics en Vercel Speed Insights. Deze diensten gebruiken geen trackingcookies en zijn niet bedoeld om individuele bezoekers te identificeren.

Voor zover wij noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor basisfunctionaliteit of voorkeursinstellingen, worden deze alleen gebruikt om de website goed te laten werken.

Als wij in de toekomst analytische of marketingtechnologie inzetten waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die toestemming vooraf.

10. Wijzigingen en contact

Wij mogen deze privacyverklaring wijzigen als wetgeving, dienstverlening of interne processen daarom vragen. De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking kunt u contact opnemen via contact@traic.ai.